Uma referência bibliográfica cumpre quatro funções essenciais:

a) Reconhece o mérito do autor do texto consultado. Trata-se, acima de tudo, de uma questão de honestidade intelectual e, frequentemente, de uma responsabilidade deontológica pautada pela não apropriação indevida do trabalho dos outros. A utilização de fontes bibliográficas é, supostamente, reveladora de uma atitude intelectual prudente de quem reconhece não estar a "descobrir a pólvora". Quando não se cita pode-se inadvertidamente estar a plagiar outros autores. A alínea a) do nº 76 do Código dos Direitos de Autor (Lei 45/85 de 17 de Setembro) diz explicitamente que a utilização livre de publicações deve ser acompanhada “Da indicação, sempre que possível, do nome do autor e do editor, do título da obra e demais circunstâncias que os identifiquem”. O ponto 2 do mesmo artigo refere que “As obras reproduzidas ou citadas não se devem confundir com a obra de quem as utilize, nem a reprodução ou citação podem ser tão extensas que prejudiquem o interesse por aquelas obras”.

b) Confere maior credibilidade àquilo que o autor escreve, pois denota a sua preocupação em consultar o trabalho daqueles que escreveram sobre o mesmo tema. Sempre que se trata da utilização de uma fonte reconhecida, vista como uma autoridade nesse campo, reforça essa mesma credibilidade. Para quem lê, a citação permite identificar as ideias e informações da autoria de quem escreve e aquelas que são retiradas ou inspiradas em outras fontes.

c) Permite a quem lê localizar, confirmar e explorar a fonte de onde foi extraída a informação.

d) Funciona como espécie de "memória auxiliar" para o autor, permitindo-lhe o seu uso posterior.